Google Analytics Accountstructuur

Een duurzame implementatie van Google Analytics begint bij een goede accountstructuur. Met een duidelijke indeling van je account houd je beter overzicht over welke websites en apps je in beheer hebt. Je houdt bovendien veel beter zicht op wie er toegang heeft tot je data. En iedereen in je organisatie kan snel bij de data, zonder tijdverlies door onnodig zoeken.

Wanneer Google Analytics slecht beheerd wordt, leidt dat meestal tot wildgroei met verschillende accounts, zonder goed centraal toezicht. Je loopt het risico om data te verliezen, omdat opeens niemand meer weet waar het account is gebleven (ja.. dit gebeurt echt!). Oud-collega’s hebben dan vaak jaren na hun afscheid nog toegang tot de gegevens in Google Analytics.

Dit is allemaal te voorkomen met een goed gestructureerd Google Analytics account. Of je nu een nieuw account wilt opzetten of je wilt orde scheppen in de chaos, in dit artikel leer je hoe je je Google Analytics account overzichtelijk inricht.

Accountstructuur van Google Analytics uitgelegd

De accountstructuur van Google Analytics is opgedeeld in drie niveaus, namelijk accounts, properties en weergaves. Iedere organisatie heeft ten minste één account. Binnen dat account is plek voor één of meerdere properties.

Een overzicht van de accountstructuur van Google Analytics

De accountstructuur komt onder andere naar voren in de accountkiezer en in het beheerscherm.

De accountstructuur wordt zichtbaar in de accountkiezer

De accountstructuur wordt zichtbaar in de drie kolommen van het beheerscherm

Accounts in Google Analytics

Accounts staan aan de top van de account-structuur. Als je Google Analytics installeert, dan open je automatisch je eerste account. Binnen je account maak je properties aan voor je websites en apps.

Properties in Google Analytics

Properties hangen als het ware onder je account. Een property in Google Analytics vertegenwoordigt een website en/of app. Een Google Analytics account kan tot wel 100 properties bevatten. Genoeg ruimte dus om alle websites binnen je organisatie in één account onder te brengen!

Er wordt in Google Analytics onderscheid gemaakt tussen twee type properties, namelijk ‘Universal Analytics’ (UA) properties en ‘Google Analytics 4’ (GA4) properties. Universal Analytics is de oude versie van Google Analytics. Sinds oktober 2020 heeft Google GA4 gelanceerd als toekomstig alternatief. GA4 is overigens nog steeds volop in ontwikkeling.

Op dit moment is het gangbaar om iedere website in beide versies uit te voeren. Iedere website krijgt dus twee Google Analytics properties, een UA property én een GA4 property.

Weergaves in Universal Analytics properties

‘Universal Analytics’ properties bevatten nog een derde niveau in de accountstructuur, namelijk weergaves. Weergaves zijn bedoeld om dezelfde data van één website te verwerken voor verschillende doeleinden. Dit is het beste uit te leggen aan de hand van voorbeelden.

Voorbeeld 1: Intern verkeer filteren

De meest voorkomende toepassing van weergaves is in combinatie met een filter voor ‘intern verkeer’. Een filter voor intern verkeer wordt gebruikt om alle bezoeken vanuit de organisatie zelf weg te filteren, voordat ze in de rapporten belanden. In deze situatie wordt vaak een tweede weergave toegevoegd, genaamd ‘ruwe data’. Deze is bestemd als backup, voor het geval de filter verkeerd is geconfigureerd.

Voorbeeld 2: Verschillende afdelingsweergaves

Een andere reden om meerdere weergaves in te richten kan zijn wanneer meerdere afdelingen dezelfde website delen. Bijvoorbeeld marketing en HR. In dit geval is het logisch om drie weergaves te maken:

1. Een weergave voor marketing. Alle vacaturepagina’s worden weggefilterd uit de rapporten. De marketingdoelen staan hier ingesteld als doelconversie.
2. Een weergave voor vacatures. Alle marketingpagina’s worden weggefilterd uit de rapporten. Sollicitaties staan hier ingesteld als doelconversie.
3. Een weergave met ruwe data. Deze is bestemd als backup-weergave, mocht één van de andere gefilterde weergaves fout geconfigureerd zijn.

Voorbeeld 3: Landensites

Een andere toepassing van weergaves is wanneer een website meerdere talen op één domein bevat. Denk bijvoorbeeld aan de website van apple. Alle landensites staan op één domein, namelijk www.apple.com.

• De Nederlandse site staat op www.apple.com/nl/
• De Vlaamse site staat op www.apple.com/benl/
• De Franse site: www.apple.com/fr/

In zo’n situatie is het logisch om één overkoepelende weergave te maken voor het totaalplaatje. En om daarnaast per land een losse weergave te maken. Zo heeft de marketingafdeling van dat land snel inzicht in de prestaties van die specifieke landensite.


Weergaves in Google Analytics 4 properties

Google Analytics 4 properties bevatten op dit moment geen weergaves. Het is onduidelijk of dat in de toekomst nog gaat komen.

Tips voor de inrichting van je Google Analytics account

Hier zijn enkele tips voor een goede opzet van je Google Analytics account.

Hou het bij één account, tenzij het niet anders kan

Het is heel eenvoudig om meerdere accounts aan te maken. Veel mensen maken voor iedere nieuwe website een nieuw Google Analytics account aan. Dit heeft een aantal nadelen:

• Je kunt geen instellingen delen tussen je accounts.
• Bij meerdere accounts verlies je overzicht in je toegangsbeheer. Gebruikers beheren werkt het beste wanneer je één account hebt.
• Bij meerdere accounts moeten collega’s vaker onnodig zoeken om de data terug te vinden.

In sommige gevallen is het onvermijdelijk om meerder accounts te hebben:

• Het limiet van 100 properties is bereikt.
• Je organisatie bestaat uit meerdere juridische entiteiten. In dit geval maak je voor ieder bedrijf een los account. Zo is het eigendom van de data én de verantwoordelijkheid beter geborgd.

Hoe voeg je meerdere accounts samen?

Heb je last van wildgroei en wil je accounts samenvoegen? Dit is mogelijk! Hiervoor moet je onderliggende properties verhuizen naar één centraal account. Hiervoor heb je minimaal ‘Beheerder’ bevoegdheden nodig in zowel het bron-account als doel account.

Je vindt deze optie in de Beheerder onder ‘Property-instellingen’ en dan ‘Property verplaatsen’.

Kies de goede naam voor je account

Geef je een Google Analytics account dezelfde naam als je organisatie. Mijn Google Analytics account heet bijvoorbeeld ‘Leon Korteweg’ en niet mijn domeinnaam ‘www.leonkorteweg.nl’.

Koppel je account aan Google Marketingplatform

Google Marketingplatform is de overkoepelende productnaam voor de softwarebundel waar Google Analytics onderdeel van is. Net als dat MS Word onderdeel is van Microsoft Office is en Adobe Photoshop onderdeel is van Adobe Creative Suite.

Je kunt Google Analytics aan je Marketingplatform account koppelen. Hiermee ‘claim’ je het Google Analytics account voor jouw organisatie. Zo voorkom je dat je account per ongeluk aan de verkeerde organisatie wordt gekoppeld.

Ken de belangrijke instellingen voor je account

Bij het instellen van een goede accountstructuur zijn een aantal instellingen belangrijk:

• Onder de accountinstellingen vind je de mogelijkheid om de verwerkersovereenkomst te tekenen met Google en om te beheren welke gegevens je met Google deelt. Deze instellingen zijn belangrijk om te voldoen aan de privacywetgeving.
• Onder ‘Toegangsbeheer voor account‘ stel je in wie er toegang heeft tot je data. Check regelmatig of je dit kunt opschonen. Zo voorkom je dat de verkeerde personen toegang hebben.
• Het tabblad ‘Alle filters’ is een verzamelbak van alle filters die je binnen je account van toepassing zijn. Je kunt dit scherm gebruiken om snel bestaande filters toe te kennen aan meerdere weergaves. Wanneer je een nieuw filter in wilt stellen, doe je dat op weergaveniveau. Het gaat in dit scherm alleen om filters uit Universal Analytics weergaves. De filters uit GA4 properties worden niet getoond.
• De accountwijzigingsgeschiedenis laat op hoofdlijnen zien welke aanpassingen er zijn gedaan in de instellingen van je account.
• Wanneer je properties of weergaves verwijdert, komen deze in de ‘Prullenbak‘. Je hebt nog 35 dagen om deze te herstellen. Daarna worden ze definitief verwijderd.

Google Analytics inrichten voor jouw organisatie?

Data-gedreven werken begint bij het verzamelen van betrouwbare data. In mijn werk help ik mensen zoals jij om dit goed op orde te krijgen. Benieuwd of het ‘klikt’? Neem contact op voor een vrijblijvende belafspraak.